Wegschmeißen verboten: Welche Unterlagen muss man wie lange aufbewahren?
Manche Dokumente fristen ihr Dasein in Ordnern, andere enden in Vergessenheit oder im Papierkorb. Wir wissen, welche Unterlagen du zwingend aufbewahren musst.
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Welche Dokumente muss man wie lange aufbewahren?
Papier ist geduldig... aber Aktenaufbewahrung ist sperrig und besonders die private Buchhaltung kann Nerven kosten und Ordnungssinn erfordern, den man nicht hat. Laut einer Studie des Branchenverbands der deutschen Informations- und Telekommunikationsbranche "Bitkom" kommen in jedem Haushalt acht Aktenordner an Papierkram zustande.
Um Ordnung zu schaffen und die Aktenordner zu verschlanken, ist ein probates Mittel, unnötige Dokumente in den Papierkorb zu befördern. Das gilt aber nur für ein paar Unterlagen, denn es gibt auch zahlreiche Ausnahmen.
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Von manchen Dokumenten reicht eine digitale Kopie. Andere solltest du im Original zur Hand haben und darfst sie nicht wegschmeißen. Wir erklären dir, welche Unterlagen eine begrenzte Aufbewahrungszeit haben und welche du ein Leben lang benötigst.
Bei welchen Dokumenten gilt begrenzte Aufbewahrungszeit?
Wie lange Dokumente aufbewahrt werden müssen und wann sie im Papierkorb landen können, hängt von der Art der Unterlagen ab. Arbeitsverträge und Finanzunterlagen richten sich beispielsweise nach der Laufzeit. Diese sollten die gesamte Laufzeit im Original aufgehoben werden, danach reicht eine digitale Kopie.
Welche Dokumente du wie lange aufbewahren musst, kannst du in der folgenden Übersicht nachlesen:
1 Jahr nach Erhalt des Steuerbescheids (digital) aufbewahren:
Spendenquittung
Bankbescheinigung über Kapitalerträge
Lohnsteuerbescheinigung ´
Gehaltsabrechnung
2 Jahre aufbewahren (auch nur digital):
Kaufverträge
Kassenbons
Handwerkerrechnungen, wichtig wegen Gewährleistungsansprüchen
Belege rund um Eigenheim
3 Jahre (digital) aufbewahren:
Kontoauszüge
Rechnungen, wegen Verjährungsfrist
Mietvertrag/ Übergabeprotokoll bis 3 Jahre nach Auszug (wegen Verjährungsfrist)
Versicherungsschein bis 3 Jahre nach Vertragsende (hier reichen nicht immer digitale Versionen)
5 Jahre (digital) aufbewahren:
Handwerkerrechnungen für Neu- oder Umbau
10 Jahre (digital) aufbewahren:
Belege rund um Vermietung
Handwerkerrechnung für Vermietung
11 Jahre (digital) aufbewahren:
Steuerbescheid
30 Jahre im Original aufbewahren:
Prozessakten
Unterlagen zu Pfändung, Privatinsolvenz
Gerichtsurteil
gerichtlicher Mahnbescheid
Welche Dokumente braucht man lebenslang im Original?
Auch wenn sie schon vergilbt sind und teilweise so alt wie du, gibt es Dokumente, die du unter keinen Umständen zerknüllen und dich von ihnen entledigen kannst.
Manche Dokumente brauchst du auf Lebenszeit im Original und das sind:
Geburtsurkunde
Taufschein
Heiratsurkunde
Scheidungsurkunde
Kirchenaustrittsbescheinigung
Ärztliches Gutachten
Ausbildungsurkunde/ Abschlusszeugnis/ Arbeitszeugnis
Unterlagen zur Rentenberechnung
Testament
Erbschein
Sterbeurkunde von Angehörigen
Sozialversicherungsausweis
Beleg über Wohneigentum
Police für Lebensversicherung
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Auch wenn du diese Dokumente im Original vorliegen haben musst, ist eine digitale Kopie für den Notfall ratsam.
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